歯科衛生士の生産性が1.5倍！タスク管理と動線改善の極意

歯科衛生士さんって、患者対応以外にどんな業務をしているんですか？

実は多岐にわたります。電話対応、予約確認、器具の準備と片付け、在庫管理、カルテ記入の補助など。ある調査では、勤務時間のうち患者対応に充てられている時間は約60%というデータもあります。

4割が患者さん以外のことに使われているんですね。

そうなんです。この40%のうち、デジタル化で削減できる部分がかなりあります。特に電話対応と予約確認は、LINE公式アカウントへの移行でほぼゼロにできます。

電話が減るだけでもかなり楽になりそうですね。

はい。電話対応は1件あたり平均3分かかると言われています。1日10件の電話があれば30分。これが月20日で10時間。年間120時間が電話だけで消費されているんです。

具体的にどうやって電話を減らすんですか？

まず予約に関する電話を減らします。LINEのリッチメニューに「予約確認・変更」ボタンを設置して、患者さんが自分で予約状況を確認・変更できるようにする。次に予約前日のリマインドメッセージを自動配信する。これだけで「明日の予約って何時でしたっけ？」という電話がほぼなくなります。

リマインドって効果ありますか？

非常にあります。無断キャンセル率が30〜50%減少するというデータもあります。キャンセルが減れば衛生士さんのスケジュールも安定しますし、空き時間の対応も減ります。

ToolsBoxだとリマインド配信は簡単に設定できますか？

はい。「予約リマインド」の施策テンプレートを選べば、前日と当日朝の2回配信が自動構成されます。ツールLやツールEでもステップ配信で対応できますが、日時指定の配信設定を自分で組む必要があります。ToolsBoxなら施策を選ぶだけで完了するので、ITに詳しくないスタッフでも設定できます。

デジタル化以外に、物理的な改善でできることはありますか？

院内の動線見直しは効果が大きいです。器具の保管場所を使用頻度に応じて配置する、ユニットごとに必要な消耗品をセット化する、準備と片付けの手順を標準化するなど。細かいことですが積み重ねると大きな時間短縮になります。

トヨタの5S活動みたいですね。

まさにそれです。製造業の改善手法は医療現場にも応用できます。あとは定期検診の患者さんに、来院前にLINEで事前問診を送っておくのも効果的。来院してからの問診時間が短縮でき、すぐに処置に入れます。ToolsBoxは月額¥0のフリープランからこうした自動配信機能が使えるので、小さな医院でも始めやすいですよ。