予約確認の手間を90%削減！LINE自動リマインダーの設定方法【完全ガイド】

田辺さん、私が前にいたアパレルでは予約確認はなかったんですけど、美容室とかはやっぱり電話確認してるんですか？

多くの予約制ビジネスでは今でも電話確認が主流です。でも3つの問題があります。1つ目は「時間がかかる」。30件の予約確認に1件2分として、60分。出なくてかけ直しを含めると90分以上です。2つ目は「電話に出ない」。特に若い世代は知らない番号からの電話に出ない率が60%以上。

たしかに、知らない番号は出ないです…。3つ目は？

3つ目は「記録が残らない」。電話で「大丈夫です」と言われても、言った言わないのトラブルになることがある。LINEならメッセージが記録として残るので、お客さんもスタッフも安心です。しかもLINEのメッセージなら3秒で確認完了。電話の2分と比べて40倍効率的です。

リマインダーって、いつ送るのがベストですか？前日？当日？

理想は2回送ることです。1回目は予約の2日前。「○月○日○時にご予約をいただいております。変更やキャンセルの場合はこちらからお願いいたします」と送る。2日前にすることで、キャンセルがあっても枠を埋める時間的余裕が生まれます。

キャンセルの場合にリカバリーできる余裕を持たせるんですね。2回目は？

2回目は予約当日の朝。「本日○時のご予約をお待ちしております。お気をつけてお越しください」と送る。この2回目で「あ、今日だった」と思い出す人が意外と多い。2回のリマインダーで無断キャンセル率が平均70%減少したというデータもあります。メッセージには「確認ボタン」を付けて、タップしてもらえると確認の手間もゼロになります。

お客さんもボタンひとつで確認完了。双方にとって楽ですね！

予約の2日前と当日朝に、お客さんごとに自動で送るにはどうすればいいですか？

ToolsBoxのトリガー機能で「予約日の2日前」と「予約日当日の朝9時」にリマインドメッセージを自動送信する設定を組みます。メッセージテンプレートにお客さんの名前、予約日時、メニュー内容を自動差し込みできるので、「田中様、3月20日14時のカット＋カラーのご予約を確認いたします」のようにパーソナライズされたメッセージが届きます。

メニューまで入るんですね。お客さんも「何を予約したんだっけ」を確認できて安心だ。

さらにリマインドメッセージに「変更・キャンセルはこちら」ボタンを付ければ、お客さんが自分で予約変更できます。電話対応が不要になるので、スタッフの業務負担が劇的に減る。ToolsBoxならこの仕組みが月額¥0〜¥29,800で構築できます。ツールLやツールEでもリマインド機能はありますが、予約システムとの連携やボタン操作による変更受付まで含めた自動化は、ToolsBoxの施策テンプレートが最も手軽です。

電話確認に毎日90分かけていたスタッフが、その時間を接客に使えるようになるんですね！