セミナー集客を完全自動化！申込から当日まで手放し運用の作り方

田辺さん、イベント運営で一番時間がかかる作業って何ですか？

圧倒的に「参加者とのコミュニケーション」です。申込み確認メールの送信、問い合わせ対応、リマインダーの送信、当日の会場案内。これが参加者の人数分発生する。50人規模のセミナーだと、事務作業だけで10時間以上かかることも珍しくありません。

10時間！私が前職で販売イベントをやったときも、お客さんへの連絡が本当に大変でした。メールだと返信が来ないこともあって…。

メールベースのイベント管理はもう限界があります。開封率が低いから情報が届かない、返信が来ないから出欠確認ができない。LINEなら開封率60%以上で、しかもトーク画面から直接申込みや回答ができるので、お客さん側の負担も少ない。事務作業の大部分を自動化できるんです。

具体的にどんなフローを作ればいいですか？

5つのフェーズに分けて設計します。フェーズ1は「申込み受付」。LINEのフォーム機能で参加申込みフォームを作り、リッチメニューやメッセージから直接申し込めるようにする。申込みが完了したら自動で確認メッセージと受付番号を送信。同時に参加者リストにも自動追加されます。

申込みと同時に確認メッセージが届くのは安心感がありますね！

フェーズ2は「事前準備期間」。1週間前にイベントの見どころや準備するものを配信、3日前に事前資料やアクセス情報を送信します。フェーズ3は「直前リマインダー」。前日にタイムスケジュール、当日朝に最終確認メッセージを自動配信。フェーズ4は「当日対応」。開始30分前に会場の写真と直接連絡先を送る。

段階的にフォローしてくれるから、参加者も安心ですね。フェーズ5は？

フェーズ5が「フォローアップ」。終了後24時間以内にお礼メッセージとアンケート、3日後にイベント資料やスライドの共有、1週間後に次回イベントの案内や関連サービスの紹介を自動送信します。これら全フェーズをシナリオ配信で組んでおけば、一度設定するだけで毎回同じクオリティの運営ができるんです。

すごく理想的なフローですけど、構築するのに何日もかかりそう…。

ゼロから作ると確かに大変です。でもToolsBoxの施策テンプレートに「イベント集客」が用意されていて、申込みフォーム、5段階リマインダー、フォローアップシナリオが一括で自動構成されます。日程や会場情報を入力してメッセージをカスタマイズするだけで、全フェーズの自動化が完成する。初回の設定は30分〜1時間程度です。

30分で全フェーズが完成するんですか！ツールLやツールEだとどうなんですか？

ツールLやツールEでも同様の仕組みは作れますが、フォーム、ステップ配信、リマインダーを個別に設定して連携させる必要があるので、構築に数時間かかることが多い。ToolsBoxなら施策テンプレートで全部つながった状態からスタートできるので、時間と手間が大幅に違います。月額¥0〜¥29,800で始められるのもポイントです。

イベントのたびに事務作業に追われていた人にとっては、本当に助かる仕組みですね！