業務時間を半分に！パーソナルジムの自動化ツール活用術

田辺さん、「業務を自動化する」って言われても、何から手をつければいいかわからないオーナーさんが多いと思うんです。

優先順位は明確です。まず自動化すべきは「予約管理」「顧客フォロー」「リマインド連絡」の3つ。この3つだけで、週に5〜10時間の業務時間を削減できます。

予約管理はまだ電話やLINEの手動対応のジムもありますよね。

「LINEで空いてる日ありますか？」「火曜の18時はどうですか？」「その時間は埋まってまして…」このやり取り、1件あたり平均5〜10分かかります。1日5件で最大50分。月に換算すると20時間以上を予約調整に費やしている計算です。

LINE上で自動予約ができたら、相当楽になりますね。

ToolsBoxの予約機能を使えば、会員がLINEから空き状況を確認して、そのまま予約を完了できます。トレーナーのシフトに連動して空き枠が自動表示されるので、ダブルブッキングの心配もありません。前日にリマインドメッセージも自動送信されるので、ドタキャンも減ります。

顧客管理ってExcelやスプレッドシートで管理しているジムも多いですよね。

スプレッドシートでの管理は限界があります。「この会員さん、最後に来たのいつだっけ？」「前回何をやったっけ？」と毎回確認する手間が積み重なります。ToolsBoxなら、会員ごとの来店履歴、トレーニング記録、体組成データがLINEの友だち情報に紐づいて一元管理されます。

来店が途絶えている会員さんへのフォローも自動でできますか？

はい。「2週間以上来店がない会員」に自動でフォローメッセージを送る設定ができます。「最近いかがですか？そろそろトレーニング再開しませんか」と軽いトーンで送るだけで、休眠会員の復帰率が大幅に上がります。手動でリストアップして個別にメッセージを送っていた作業が完全にゼロになります。

ツールLやツールEでも顧客管理はできますよね。ToolsBoxとの違いは何ですか？

ツールLやツールEは汎用ツールなので、パーソナルジムに必要な機能を一から設定する必要があります。「来店頻度で自動タグ付け」「セッション後のフォロー配信」「回数券の残数に応じた通知」——こういった施策をToolsBoxなら施策テンプレートから選ぶだけで実現できます。設定にかかる時間が圧倒的に短いんです。

請求業務も地味に時間がかかりますよね。月末に請求書を作って、入金確認して、未払いの方にリマインドして。

月額制なら決済を自動化するのが一番です。Stripeなどの決済サービスと連携すれば、毎月自動で課金されるので請求書の発行も入金確認も不要になります。未払いが発生した場合のみ通知が来るので、例外対応だけすればOKです。

数値の管理はどうですか？売上とか会員数とか、毎月集計するのも手間ですよね。

ToolsBoxのダッシュボード機能を使えば、月間の新規入会数、退会数、セッション実施数、売上がリアルタイムで確認できます。Excelで月末に集計していた作業が、画面を開くだけで完了する。経営判断のスピードが格段に上がります。

自動化に投資する価値って、金額で考えるとどのくらいですか？

例えばオーナートレーナーの時給を3,000円として、月に20時間の事務作業が削減できれば月6万円の価値です。ToolsBoxは月額¥0から使えますし、有料プランでも¥29,800以内。削減できる時間の価値と比較すれば、導入しない理由がないですよね。しかもその20時間をセッションに充てれば、さらに売上が上がります。