当日キャンセル激減！美容室の予約管理改善法

当日キャンセルって、実は悪意があるケースは少なくて、単純に忘れているケースが多いと聞いたことがあります。

その通りです。調査によると、当日キャンセルの約40%は「予約を忘れていた」が理由です。つまり、リマインドを送るだけでキャンセルの4割を防げるということ。これをやらないのは、正直もったいなさすぎます。

リマインドっていつ送るのがベストですか？

前日の夕方がベストです。18時〜20時の間に「明日の〇時にお待ちしております」というメッセージを送る。この時間帯なら、もし都合が悪くなっていた場合でも、前日のうちにキャンセル連絡をもらえます。当日キャンセルではなく前日キャンセルなら、枠を埋められる可能性が高い。

手動で毎日リマインドを送るのは大変ですよね。

だから自動化が必須です。ToolsBoxなら、予約日の前日に自動でLINEリマインドを送る設定が簡単にできます。一度設定すれば、予約のたびに自動で配信されるので、スタッフの手間はゼロです。

リマインドのメッセージに工夫するポイントはありますか？

「明日のご予約の確認です」だけでなく、「スタイリストの〇〇が担当いたします。楽しみにお待ちしております」のように、担当者の名前を入れると効果が高まります。人の名前が入ると、キャンセルしにくくなる心理が働くんです。

キャンセルポリシーを作るべきだという話も聞きますが、厳しくしすぎると逆にお客様が離れませんか？

大事なのはバランスです。私がおすすめするのは、前日までのキャンセルは無料、当日キャンセルは施術料の50%、無断キャンセルは100%という段階制です。そして、これを予約時にしっかり伝えること。伝えずに後から請求するのは絶対にNGです。

伝え方も難しそうですね。「キャンセル料がかかります」って言うと、お客様が構えてしまいそう。

LINEの予約確認メッセージに「ご予約の変更・キャンセルは前日18時までにご連絡ください」とさりげなく添えるのがスマートです。キャンセル料の金額よりも、連絡期限を伝えることに重点を置く方が印象が良いですよ。

リマインドとキャンセルポリシー以外に、できることはありますか？

予約の入口を工夫することです。例えば、LINE経由の予約にすると、LINEの友だちとして繋がっているので、リマインドも変更連絡も簡単にできます。電話予約だと連絡手段が限られますが、LINE予約ならプッシュ通知で確実にメッセージが届きます。

事前決済はどうですか？

高額メニューや初回来店時には事前決済を導入するのも有効です。デポジットとして施術料の一部を事前に決済してもらうことで、無断キャンセルはほぼゼロになります。ただし、常連さんに毎回事前決済を求めるのは過剰なので、新規客や高額メニューに限定するのがおすすめです。

ToolsBoxでも事前決済に対応しているんですか？

はい、Stripe連携でオンライン決済に対応しています。ツールLやツールEでも決済機能はありますが、ToolsBoxは月額¥0から始められて、決済手数料も業界標準の水準です。まずはリマインド配信から始めて、効果を実感したら予約管理全体をToolsBoxに移行するというステップがおすすめです。