予約管理が楽になる！ケーキ屋のミス防止＆効率化システム構築法

私の前職でもそうでしたけど、予約を紙のノートで管理しているお店って、まだまだ多いですよね。

多いですね。紙管理の問題は大きく3つあります。まず「読めない」。忙しいときに殴り書きした字が後から読めない。次に「探せない」。来週の予約一覧を確認するのにページを何枚もめくる必要がある。そして「共有できない」。オーナーが受けた予約をスタッフが把握していないケースが頻発します。

「共有できない」は特に怖いですね。お客さんが来たのにケーキが用意されてないとか……。

実際にそういうクレームは少なくないです。しかもケーキは生モノなので、間違えたらすぐに作り直せない。誕生日ケーキの名前を間違えたら取り返しがつかないですからね。

予約システムを導入するとなると、月額費用が高いイメージがあるんですが。

専用の予約管理システムだと月額1万円以上するものも多いですね。でも、LINE公式アカウントを活用すれば、低コストで予約の仕組みが作れます。

具体的にはどういう流れになりますか？

リッチメニューに「ケーキ予約」ボタンを設置して、タップするとフォームが開く仕組みです。フォームには商品選択、サイズ、受取日時、お名前プレートの文字、連絡先を入力してもらいます。お客さん自身が入力するので、聞き間違いや書き間違いがゼロになります。

ツールLやツールEでも同じことはできますよね？

はい、機能としてはどのツールでも可能です。ただ、ToolsBoxの場合は「ケーキ予約受付」という施策テンプレートがあって、フォーム項目・受付完了の自動返信・前日リマインド・受取後のお礼メッセージが最初からセットになっています。自分で一から設計する必要がないので、導入の手間が全然違います。

予約のデータって、管理だけじゃなくて売上アップにも使えますか？

もちろんです。例えば、過去に誕生日ケーキを予約してくれた人に「来月がお誕生日のご家族はいませんか？」と配信する。あるいは、前回のサイズを覚えておいて「前回と同じ5号サイズでよろしいですか？」とリピート注文を促す。こうしたパーソナルなアプローチが自動でできるんです。

それは嬉しいですね。お客さんも覚えてもらえてる感じがしますし。

ToolsBoxではタグやカスタムフィールドで「最終注文商品」「注文回数」などを自動記録できるので、こういった配信が仕組みとして回ります。月額0円から使えて、最大でも月額29,800円。予約管理と販促が一体化するので、コストパフォーマンスは非常に良いと思います。