リコール率90%達成！歯科医院の自動化で患者離れを防ぐ方法

田辺さん、歯科医院のリコールって、今でもはがきが主流なんですか？

まだまだ多いですね。でも、はがきリコールの平均来院率は30〜40%程度です。理由は簡単で、届いても見ない、見ても忘れる、予約するのに電話しなきゃいけない。この3つのハードルがあるんです。

たしかに、はがきをもらっても「あとで電話しよう」と思って忘れちゃいますよね。SMSに切り替えている医院もあると聞きますが。

SMSは開封率が高いのでかなり改善しますが、一方通行なので「予約を取る」という行動に結びつきにくい。LINEなら、リマインドメッセージの中に予約ボタンを置けるので、タップひとつで予約が完了します。これが来院率を劇的に変えるポイントです。

具体的にどういう流れで自動化するんですか？

前回の来院日を起点にして、検診時期が近づいたらLINEで自動配信するシナリオを組みます。例えば3ヶ月検診なら、2ヶ月半の時点で「そろそろ定期検診の時期です」、返信がなければ1週間後に「ご予約はこちらから」、さらに反応がなければ2週間後にもう一度。この3段階リマインドで、1回目のメッセージだけの場合と比べて来院率が2倍以上になります。

3回もリマインドして嫌がられませんか？

配信の間隔を空ければ大丈夫です。むしろ患者さんからは「忘れてたので助かりました」という声が圧倒的に多い。大事なのは、単なるリマインドではなく「歯の健康に役立つ情報」を添えること。例えば「歯周病は40代から急増します。3ヶ月に1回のクリーニングで80%予防できます」という豆知識を入れると、押し付けがましくなくなります。

これを全部手動で管理するのは無理ですよね。

当然です。ToolsBoxを使えば、来院日ベースのステップ配信を自動で設定できます。患者さんの来院情報をもとに、3ヶ月後・6ヶ月後の検診リマインドが自動で届く仕組みです。さらにセグメント機能で「矯正治療中の方」「インプラント患者さん」など、リコール周期が異なるグループも分けて管理できます。

スタッフの負担がゼロになりますね。料金はどのくらいですか？

月額0円のフリープランから始められます。まずはリコール配信だけ試してみて、効果を実感してから本格運用に移行するのがおすすめです。フル機能を使っても月額29,800円まで。ツールLやツールEはカスタマイズに専門知識が必要なことが多いですが、ToolsBoxはLINE特化なので歯科医院の受付スタッフでも簡単に設定できますよ。