スタッフのやる気が変わる！歯科医院の評価制度づくり3ステップ

田辺さん、歯科医院って「評価制度を作りたい」と思っている院長先生は多いのに、実際にはうまくいっていないケースが多いですよね。なぜなんでしょうか？

いい質問ですね。実は歯科医院特有の理由があるんです。うちのクライアントさんの事例を見ていると、大きく3つの壁があります。まず、院長先生が診療で忙しすぎて評価面談の時間が取れない。次に、スタッフ数が5〜10名程度と少ないから「評価制度は大げさ」と感じてしまう。そして最後に、技術評価の基準が曖昧で数値化しにくい、という点です。

確かに！私がアパレル店長だった時も、スタッフ8名くらいだったんですが、「制度」って言うと大企業っぽくて躊躇してました。でも実際は評価基準がないから、誰が頑張っているのか説明しづらくて…。

まさにそこなんです。小規模だからこそ、「なんとなく見ている」では不公平感が生まれやすい。福井で企業経営していた時代、15名程度のチームでしたが、評価制度を入れたら離職率が40%改善したんですよ。規模が小さいからこそ、透明性のある仕組みが効くんです。

では具体的に、どんな評価項目を作ればいいんでしょうか？技術面だけだと主観的になりそうで心配です。

歯科医院の評価は「技術スキル」「患者対応力」「チーム貢献度」の3軸で考えるのがおすすめです。技術スキルは、例えばSRP（歯周治療）の習熟度や処置時間の短縮など。患者対応力は、患者さんからのアンケート評価や次回予約率。そしてチーム貢献度は、後輩指導や院内勉強会の企画などですね。

なるほど！技術だけじゃなくて、患者さんとの関係性やチームワークも評価するんですね。でも、これって記録するのが大変そう…院長先生が毎日メモするのは現実的じゃないですよね？

そこでLINE公式アカウントの活用なんです。実際にToolsBoxを使っている歯科医院さんでは、患者さんに来店後アンケートをLINEで自動送信しているんですよ。「担当スタッフの対応はいかがでしたか？」って5段階評価してもらう。これが自動で蓄積されるから、客観的な評価データになります。

それは画期的ですね！患者さんの声が直接評価に反映されるなら、スタッフも納得しやすそうです。

評価項目が決まったら、次は個人ごとの目標設定です。ここでのポイントは「3ヶ月単位」で設定すること。歯科医院の場合、技術習得に時間がかかるので、月次だと短すぎるし、年次だと遠すぎる。3ヶ月がちょうどいいんです。

目標って、どうやって設定するんですか？院長先生が一方的に決めるんじゃなくて、スタッフと相談しながらですか？

絶対に相談しながらです。うちのクライアントの武蔵小杉の歯科医院さんは、LINEのチャット機能で事前に「次の3ヶ月で挑戦したいこと」を書き出してもらって、それを面談で調整しているんですね。そうすると面談時間が15分くらいで済むし、スタッフも準備してくるから話が建設的になる。以前は面談が1時間かかって、診療に支障が出ていたのが、月5時間削減できたそうです。

事前にLINEで希望を聞いておくって、すごく効率的ですね。目標が決まった後は、どうやって進捗を追うんですか？

ToolsBoxのスコアリング機能が使えます。例えば「メンテナンス患者への口腔ケア指導を1日3件」という目標なら、指導後に簡単なフォームで記録してもらう。それが自動集計されて、達成率が%で見えるんです。スタッフも自分の成長が数字で見えるから、ゲーム感覚でモチベーションが上がるんですよ。

評価が溜まってきたら、それをどう報酬に反映させるかが次の課題ですよね。いきなり給与に反映させるのはハードルが高そうですが…。

その通り。だから最初は「ランク制度」から始めるのがおすすめです。ブロンズ、シルバー、ゴールド、プラチナみたいに4段階くらい作って、ランクごとに「月1万円の手当」「有給休暇+1日」「セミナー受講補助」などの特典を設定する。評価ポイントが貯まると自動的にランクアップする仕組みです。

それって、スタッフ側から見ると「あと何ポイントでランクアップ」って分かるんですか？

まさに！ToolsBoxのランク管理機能では、LINEのリッチメニューに「マイランク」ボタンを設置できるんです。タップすると現在のポイントと次のランクまでの進捗が見える。札幌の歯科医院さんでは、これを導入したら「あと10ポイントでゴールドだから頑張ろう」ってスタッフ同士で声を掛け合うようになって、チームの雰囲気が劇的に変わったって聞いています。

スタッフが自分で進捗を確認できるのは大きいですね。院長先生がいちいち説明する手間も省けるし。

そうなんです。実際にやってみると、「見える化」されることで評価への納得感が全然違う。横浜の医院では、この仕組みで1年間の離職ゼロを達成しました。以前は年に2〜3名辞めていたのが、です。採用コストを考えたら、ToolsBoxの利用料なんて比較にならないくらいの効果があったとおっしゃってくださいました。

評価制度って聞くと難しそうに感じますけど、こうして段階的に考えると取り組みやすいですね。まず何から始めるべきでしょうか？

まず1つ目は、今週中にスタッフ全員に「どんな評価制度があったら嬉しいか」をLINEで聞いてみること。これだけで「院長は私たちの成長を考えてくれている」って伝わります。2つ目は、患者さんへの来店後アンケートを設定すること。ToolsBoxなら施策テンプレートで「歯科医院」を選ぶだけで、アンケート配信が自動構成されます。そして3つ目は、小さく始めること。まずは1つの評価項目だけでいい。完璧を目指さず、3ヶ月やってみて改善していけばいいんです。

完璧主義にならず、小さく始めて改善していく。これなら忙しい院長先生でも取り組めそうですね！

ToolsBoxは初期費用ゼロ、月額¥0から始められて、契約縛りもありません。まずは無料プランで患者アンケートだけ試してみて、手応えを感じたら評価制度に広げていく、という段階的なアプローチができますよ。スタッフの成長が医院の成長に直結します。ぜひ今日から一歩踏み出してみてください。