イベント集客を自動化！申込から当日まで手間いらずの仕組み作り

田辺さん、うちの前職のアパレルでも店舗イベントをやっていたんですけど、申込管理がもうExcelで大変で……。電話やDMで個別に受け付けて、名簿作って。

あるあるですね。実はイベント集客って「申込→確認→リマインド→当日→フォロー」の一連の流れを最初に設計しておけば、ほぼ自動で回せるんです。まず申込フォームをLINE上に作る。友だちがフォームを送信した瞬間に「申込完了メッセージ」が自動で届くようにしておく。

それだけで申込確認の手間がゼロになりますね。でも、当日までに「やっぱり行けません」って人も出ますよね？

そこがリマインド配信の出番です。イベント3日前と前日に自動でメッセージを送る設定にしておけば、参加意欲を維持できるし、キャンセルの連絡も早めにもらえる。ToolsBoxなら申込時にタグが自動付与されるので、「イベントA申込者」だけに絞ってリマインドを送れます。

手動で名簿をチェックして個別に送る必要がなくなるわけですね。これは嬉しい。

当日の受付って、名簿を印刷してチェックするのが定番ですけど、もっとスマートにできますか？

LINEのリッチメニューに「チェックイン」ボタンを設置しておくと、参加者が自分でタップするだけで出席確認が完了します。運営側はリアルタイムで参加者数を把握できるし、受付スタッフも最小限で済む。

なるほど！じゃあ、イベント後のフォローはどうするのがベストですか？

ここが一番大事なポイントです。イベント翌日に「ご参加ありがとうございました」のメッセージと一緒に、アンケートフォームや次回イベントの先行案内を自動送信する。参加者の記憶が新鮮なうちにアクションを促すのが鉄則ですね。

たしかに、1週間後に送っても「何のイベントだっけ？」ってなりますもんね。

ツールLやツールEでもイベント管理はできますが、設定が複雑で、毎回ゼロから構築するイメージです。ToolsBoxは「イベント集客」という施策テンプレートを選ぶだけで、申込フォーム・リマインド・チェックイン・アフターフォローが一括で構成されます。月額¥0のフリープランでも試せるので、まず小規模イベントで体験してみてください。

あと気になるのが、申し込んだのに来なかった人への対応です。無視していいんですかね？

絶対に無視しちゃダメです。不参加者は「興味はあったけど来られなかった」人たちなので、次回への見込み客なんですよ。チェックインしなかった人だけに「次回は○月○日に開催予定です。優先的にご案内しますね」と自動配信する。これだけで次回の参加率がぐっと上がります。

なるほど、参加者と不参加者で自動的にメッセージを分けられるんですね。手動だと面倒で絶対やらないやつだ……。

そうなんです。自動化の本質は「やるべきだけど手が回らないことを確実に実行する」ということ。特にアフターフォローは効果が高いのに後回しにされがちなので、最初から仕組みに組み込んでおくのが成功の秘訣です。