営業時間外も安心！LINE自動応答メッセージの設定方法と活用事例

田辺さん、自動応答メッセージって「機械的で冷たい」印象を持っている方もいるんじゃないですか？

確かにその心配をする方は多いです。でも実は、自動応答の良し悪しは「文面」で決まります。「お問い合わせありがとうございます。営業時間外のため、翌営業日にご返信いたします」という事務的な文章と、「メッセージありがとうございます！ただいま営業時間外ですが、明日朝9時には必ずお返事します。お急ぎの場合はこちらから予約もできますよ→」では印象がまるで違いますよね。

全然違います！後者は「ちゃんと対応してくれそう」って安心感がありますね。

ポイントは3つ。①感謝を伝える、②いつ返信するかを明示する、③待っている間にできるアクション（予約、FAQ閲覧など）を提示する。この3つを入れるだけで、自動応答でも温かみのある対応ができます。

具体的にどんな自動応答を設定すればいいですか？業種によって違いそうですよね。

そうですね、いくつか例を挙げますね。飲食店なら「ご連絡ありがとうございます。ご予約はリッチメニューの『予約する』からも24時間受付中です」。美容サロンなら「メッセージありがとうございます。空き状況はこちらからご確認いただけます→（予約リンク）翌営業日に担当者から返信します」。小売店なら「お問い合わせありがとうございます。よくあるご質問はこちら→（FAQ）商品のお取り置きは営業時間内に承ります」。

どれも「待ってる間にこれできますよ」って次のアクションを示しているんですね。それならお客様も待たされてる感じがしないかも。

そうなんです。さらに応用として、キーワード応答という機能もあります。「営業時間」というメッセージが来たら営業時間を返す、「メニュー」と来たらメニューリンクを返す、といった設定ができます。これを上手く使うと、簡単な問い合わせは人が対応しなくても済むようになります。

キーワード応答、便利ですね！でもキーワードを全部設定するのって大変そう…。

LINE公式のキーワード応答は完全一致なので、「予約」と「予約したい」で別々に設定する必要があります。正直、管理が大変になりがちですね。ここをもっとスマートにやりたいなら、ToolsBoxのAIアシスタント機能が便利です。18種類のツールを搭載していて、自然な日本語の問い合わせに対して適切な回答を自動生成できます。

AIが文脈を理解して返答してくれるなら、キーワードの完全一致に頼らなくていいんですね！

はい。さらにToolsBoxのシナリオ配信と組み合わせれば、自動応答で完結できなかった問い合わせを翌営業日に自動でフォローアップする仕組みも作れます。リマインダー機能で「未返信の問い合わせ」をスタッフに通知することもできるので、取りこぼしがゼロになりますよ。

自動応答＋フォローアップ＋通知の三段構えなら、本当に取りこぼしゼロですね。一人で回している方には特に心強い！