イベント参加率が40%アップ！LINE自動リマインダーの最適な配信タイミング

田辺さん、イベントのリマインダーってメールやSMSで送っている主催者が多いと思うんですけど、LINEにする意味はあるんですか？

決定的な差は開封率です。メールのリマインダーは開封率30〜40%程度。届いていても見逃している人が半数以上いる。LINEなら開封率60〜80%。しかもプッシュ通知でスマホのロック画面に表示されるので、「見なかった」がほぼ起きない。リマインダーの目的は「思い出してもらうこと」なので、確実に目に入るチャネルを使うのが鉄則です。

確かに、メールは埋もれやすいですよね。私もイベントのリマインドメール、当日まで気づかなかったことがあります。

あと、LINEのリマインダーにはもう1つ大きなメリットがあります。「返信」が簡単にできること。「参加します」「キャンセルします」をボタンひとつで回答してもらえるので、出欠確認が同時にできる。メールだとわざわざ返信するのが面倒で、結局無断欠席になるケースが多いんです。

リマインダーは何回、いつ送るのが最適ですか？

最も効果的なのは4回の段階的配信です。1回目は申込完了直後。「お申込みありがとうございます」の確認メッセージ。日時・場所・持ち物をまとめて送る。カレンダー追加用のリンクも添えると親切です。2回目はイベント3日前。「あと3日です。ご参加をお待ちしています」と内容の見どころやタイムスケジュールを共有。3回目は前日。「明日のご参加、楽しみにしています」と会場へのアクセス方法や注意事項を最終確認。4回目は当日の2〜3時間前。「本日○時からです。お気をつけてお越しください」と最後のリマインド。

4回も送って大丈夫ですか？ しつこくないですか？

イベントの参加者は「申し込んだのに忘れていた」というケースが非常に多いので、リマインドは歓迎されます。むしろ「教えてくれてありがとう」と感謝されることの方が多い。ただし各メッセージには新しい情報を添えるのがポイントです。毎回「リマインドです」だけだと確かにうんざりする。3日前は「見どころ」、前日は「アクセス情報」、当日は「天気や持ち物の最終確認」など、有益な情報をセットにします。

リマインダーを送った結果、「やっぱりキャンセルしたい」という人が出てきた場合はどうすればいいですか？

むしろキャンセルの申し出は歓迎すべきです。無断欠席よりもキャンセル連絡をもらった方がはるかにマシ。リマインダーメッセージに「ご都合が悪くなった方はこちらからキャンセル手続きをお願いします」というボタンを必ず設置してください。キャンセルが発生したら、キャンセル待ちリストの次の人に自動で「空きが出ました」と通知する。この一連の流れが自動化できれば、空席を最小限に抑えられます。

キャンセル待ちへの通知まで自動化できるんですね！ ツールLやツールEで同じことはできますか？

ツールLのステップ配信でリマインダー自体は組めますが、キャンセル→キャンセル待ち通知の自動連携は手動対応になりがちです。ToolsBoxなら「イベントリマインダー」のシナリオテンプレートを選ぶだけで、申込確認→3日前→前日→当日のリマインド配信がセットされます。さらにキャンセルボタンの設置、キャンセル待ちリストへの自動通知、出欠ステータスの管理まで一気通貫で自動化。月額¥9,800のスタンダードプランからイベントリマインダー機能が使えます。