シフト作成の悩みを解決！スタッフ満足度を上げる勤務表の作り方

田辺さん、私も前職でアパレルの店長をしていた時、シフト作成が本当に大変で…。飲食店だともっと複雑ですよね？

飲食店はランチとディナーで必要人数が違うし、ポジションごとのスキルも考慮しないといけないからね。しかもアルバイトさんは学業やダブルワークとの兼ね合いもある。店長の頭の中だけで処理しようとすると、どうしても限界がくる。

LINEのグループチャットで「来月の希望出してください」って聞いても、なかなか返事が来なかったりしますよね。

そこが最初のボトルネックだよね。LINEグループだと個人の希望が他の人に見えてしまうし、後から出した人が先に出した人に遠慮して本音を書けないこともある。希望提出の仕組み自体を変える必要があるんだ。

具体的にはどうすればいいですか？

一番シンプルなのは、LINE公式アカウントのリッチメニューから個別にシフト希望を入力できるフォームを用意すること。ToolsBoxならフォーム機能でシフト希望を個別に受け付けて、自動で一覧表にまとめることができる。他の人の希望が見えないから、本音を出しやすい。

希望が集まった後、実際にシフトを組む時のコツってありますか？「あの人ばっかり土日休み」とか不満が出がちで…。

まず大前提として、「完全に全員の希望通り」は不可能だということをスタッフ全員に共有しておくこと。その上で、公平性のルールを明文化するのが大事。例えば「土日の休みは月に2回まで」「連続5日以上の勤務はなし」みたいなルールを最初に決めておく。

ルールがあると「なんで私だけ」っていう不満が減りそうですね。

そう。あと、ツールLみたいな既存のシフト管理ツールを使う方法もあるけど、月額費用がかかるのがネックになる店舗も多い。まずはスプレッドシートでルールベースの管理を始めて、効果を実感してからツール導入を検討するのがいいと思うよ。

スプレッドシートでも十分なんですね。

十分。大事なのはツールの良し悪しじゃなくて、ルールが明文化されているかどうか。そこが曖昧なままだと、どんな高機能なツールを入れても不満は消えないよ。

一番困るのが、当日の急な欠勤ですよね。代わりのスタッフを探すのが本当に大変で。

これはLINE公式アカウントが強みを発揮するところ。ToolsBoxを使えば、「本日のディナー帯、ヘルプ可能な方いませんか？」というメッセージを、その日出勤予定でないスタッフだけにセグメント配信できる。全員に送って既に出勤する人まで通知が来る、みたいなことを避けられる。

それはスマートですね！出勤する人にまで「ヘルプお願い」って来たら混乱しますもんね。

あと、日頃から「ヘルプに入ってくれた回数」を記録しておいて、時給に少し上乗せするとか、次回のシフト希望を優先するとか、何かしらの報酬を用意しておくと協力を得やすくなる。

ヘルプしてくれる人へのリターンがあるのは大事ですね。確定したシフトの共有はどうするのがベストですか？

LINE公式アカウントで確定シフトを配信するのが一番確実。各自に自分の出勤日だけ届くようにすれば、見落としも減る。ToolsBoxなら個別配信で「今週のあなたのシフト」という形で自動送信できるから、店長の手間もかからないよ。